Wie die Sana Kliniken mit Presspage einen roten Faden in ihre externe Kommunikation bringt

In der Gesundheitsbranche spielt die externe Kommunikation eine wichtige Rolle im Stakeholder Management. Ob Patienten, Lokalmedien oder nationale Medienhäuser – die Pflege starker Beziehungen ist essenziell. Daher bestand eine der ersten Aufgaben von Volker Knauer, der im Jahr 2022 seine Stelle als Head of External Relations bei der Sana Kliniken AG antrat, darin, die komplexe Prozess- und Softwarelandschaft in der externen Kommunikationsabteilung zu vereinfachen. 

Volker und sein Team wandten sich an Presspage, um die Lücken in ihrem Tech Stack zu schließen und ihre externen Kommunikationsprozesse effizient und nahtlos zu gestalten.

Wie in vielen etablierten Organisationen waren auch in den Sana Kliniken die externen Kommunikationsprozesse historisch gewachsen. Jede Pressemitteilung, die das Haus verließ, hatte von der Planung über die Content-Erstellung bis hin zur Freigabe bis zu 20 Schritte zu durchlaufen. Immerhin unterliegt das Unternehmen als Gesundheitsdienstleister strengen rechtlichen Vorgaben, muss seine Kommunikation sorgfältig dokumentieren und laufend auf ihre rechtliche Compliance prüfen.

„In einer Kommunikationsabteilung sind Prozesse und Workflows ein notwendiges Übel. Niemand mag sie, aber sie sind heutzutage ein Erfolgsfaktor. Die Frage lautet also: Wie können wir die Prozesse einfacher gestalten? In der Vergangenheit verließen wir uns bei fast jedem Prozessschritt auf ein anderes Tool. Wir hatten beim Aufbau unseres Tech Stack einen Best-of-Breed-Ansatz gefahren. Das heißt, wir wählten für jede Aufgabe das jeweils beste Tool. Das Ergebnis war eine komplexe Softwarelandschaft, in der nicht alle Tools lückenlos integriert waren“, erinnert sich Volker Knauer.

Wie viele andere Kommunikationsteams, die mit historisch gewachsenen Tech Stacks arbeiteten, kämpfte auch das Team der Sana Kliniken mit ineffizienten Prozessen, die ihre Kommunikation bremsten: 

• Ein ständiger Wechsel von einem Tool zum nächsten war notwendig, um die einzelnen Prozessschritte zu erledigen.
• Da Text von einer Schnittstelle in eine andere kopiert werden musste, waren die Prozesse nicht nur repetitiv, sondern auch fehleranfällig.
• Dokumente wurden zudem per E-Mail versandt und das Risiko, dass mit nicht mehr aktuellen Versionen gearbeitet wurde, war hoch. Dies führte nicht selten zu Verwirrung und Fehlern.
• Das Ausspielen der Inhalte über diverse Kanäle erfolgte über mehr als ein Tool, was zur Komplexität und Ineffizienz der Prozesse beitrug.
• Auch die Analysen, die das Team erhielt, stammten aus mehreren Tools. Eine einheitliche Analyse der Schlüsseldaten und damit einen zentralen Überblick gab es nicht.
• Doch ohne Single Source of Truth war es für das Team nicht einfach, nützliche Insights zu erhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

All diese Ineffizienzen hatten negative Folgen für die Produktivität, die Zusammenarbeit sowie das Management und die Analysen der Daten innerhalb der Sana Kliniken.

„Um unsere externe Kommunikation zu optimieren, benötigten wir eine offene, konnektive Systemlandschaft, mit der wir sicher, schnell und effizient unsere Kommunikationsarbeit für die verschiedenen Kanäle machen konnten. Presspage war das fehlende Puzzleteil, das unsere Prozesslandschaft vervollständigte“, sagt Volker.

Nach ihrem Wechsel zu Presspage arbeiten die Sana Kliniken nun mit einer zentralen Best-in-Class-Plattform, um ihre externe Kommunikation zu erstellen, auf ihrer Website zu veröffentlichen und an vordefinierte Kontakte zu verteilen. Statt für jeden Schritt in ein anderes Tool zu wechseln, erledigt das Team sein gesamtes Kontaktmanagement, das Customer Relations Management (CRM), das Digital Asset Management (DAM), seine Datenanalysen und vieles mehr auf einer einzigen Plattform.
Mit Presspage verteilen und analysieren Volker und sein Team all ihre externen Kommunikationskampagnen schnell und einfach und spielen eine Vielfalt von Formaten zu unterschiedlichen Zeitpunkten an die jeweils passenden Kontakte aus.

„Mit Presspage haben wir die Möglichkeit, unsere Themen viel gezielter zu verteilen und gleichzeitig unsere Workflows effizienter zu gestalten. Da wir weniger Zeit damit verbringen, zwischen Anwendungen und Systemen hin und her zu wechseln, haben wir mehr Zeit für die Kontaktpflege. So können wir unseren Zielgruppen ansprechendere Erlebnisse bieten und eine authentische Brand Story entwickeln“, sagt Volker.

Zudem erhalten die Sana Kliniken wertvollere Insights über das Engagement der Empfänger mit ihrem Content. Dank der Analysefunktion von Presspage weiß das Team zum Beispiel bei jeder neuen Presseanfrage, welche Inhalte der Kontakt bereits kennt und kann die Interessen und den Bedarf der jeweiligen Person viel besser einschätzen.

Auf Basis dieses datenbasierten und nutzerzentrierten Ansatzes konnten die Sana Kliniken ihrer externen Kommunikation einen besonders menschlichen und persönlichen Touch verleihen. Für Volker und sein Team bedeutete das, dass die alltäglichen Workflows noch smarter und effektiver wurden. Dem Motto von Presspage werden die Sana Kliniken damit mehr als gerecht: „Less Tech, More Touch“.

Die Sana Kliniken sind der führende integrierte Gesundheitsdienstleister im deutschsprachigen Raum. Ihre integrierten Gesundheitsdienstleistungen umfassen neben der ambulanten und stationären Versorgung auch Prävention, Reha und Nachsorge sowie die Bereitstellung von Heil- und Hilfsmitteln. Sana besteht aus mehr als 120 Gesundheitseinrichtungen, darunter mehrere ambulante Medizinzentren, 44 Krankenhäuser und mehr als 50 Sanitätshäuser. Die 1976 gegründeten Sana Kliniken befinden sich im Besitz von 24 privaten Krankenversicherungen.